Chuẩn Bị Hồ Sơ Thầu & Chào Giá

Kinh nghiệm để thực hiện một hồ sơ chào thầu nội thất

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ mời chào giá là 1 công việc rất cơ bản của mọi công ty tuy nhiên để thực hiện tốt được công việc này luôn cần có các kỹ năng dưới đây xin được chia sẻ nhanh.

Mục tiêu: trúng được gói thầu hoặc tối thiểu gia đoạn đầu này cần lọt vào danh sách ngắn để lựa chọn & trao đổi với khách hàng

Hồ sơ thầu gồm các ND sau:

Năng lực:

Các giới thiệu về năng lực:
Hồ sơ giới thiệu
Thư khách hàng cảm ơn
Năng lực nhân sự:
1. Sơ đồ tổ chức
2. Năng lực cá nhân
3. Các chứng chỉ cá nhân
4. Các dự án chính
Các ND về pháp lý (lưu ý tùy từng hồ sơ để gửi)
1. Đăng ký kinh doanh (Company Registered)
2. Báo cáo tài chính 3 năm gần đây (Financial Statement)
3. Danh mục các hợp đồng chính (Main Contract & Value) – Một số khách hàng sẽ yêu cầu bản SCAN các hợp đồng có giá trị tương đương bao nhiêu tiền để nhà thầu chứng minh.
4. Danh sách các khách hàng chính (Contact list for References)
5. Năng lực sản xuất (Workshop capacity)

Hồ sơ kỹ thuật:

Thiết kế: đề xuất bám sát với yêu cầu của khách hàng
1. Tối thiểu 1 phương án bám sát
2. Một phương án mở rộng & so sánh có thể phát triển theo nhiều hướng à việc này cũng rất quan trọng vì giúp khách hàng có nhiều góc nhìn khác nhau cũng để họ quyết định lựa chọn được phương án phù hợp nhất
3. Luôn nhớ đề xuất trong quá trình thực hiện này vẫn chỉ từ 1 phía vì các bên chưa có cơ hội được tương tác với khách hàng mà điều chỉnh phương án phù hợp
4. Bản đề xuất vật liệu sử dụng (bản list excel)
5. Bản SPEC vật liệu: PDF & JPEG rời
Thi Công:
1. Thuyết minh biện pháp thi công
2. Thuyết minh biện pháp quản lý chất lượng
3. Thuyết minh biện pháp quản lý an toàn, vệ sinh môi trường
4. Bản tiến độ thi công

Hồ sơ chào giá:

Bản báo giá (Quotation)
Bản danh mục vật liệu hoàn thiện (Materials schedule ID & MEP)
Bản đề xuất đồ rời (Furniture schedule)

Lưu ý

Các khoản bảo lãnh ngân hàng nếu hồ sơ có yêu cầu.
Tiến độ & thời gian nộp hồ sơ thầu

Kinh nghiệm để thực hiện

Cần đọc hồ sơ mời thầu và note các ND cần lưu ý (bản mềm, bản in theo thói quen và khả năng, nhưng cơ bản bản in vẫn sẽ dễ đánh dấu nhất)
Hỏi lại các nội dung chưa rõ của hồ sơ
Cần có database bản lưu chuẩn & được cập nhật: là các tài liệu có sẵn và sắp xếp theo các yêu cầu của hồ sơ mời và đợn giản nhất là đính kèm tài liệu
Bản báo giá: để làm chuẩn xác và nhanh thì lưu ý
1. Đầu mục rõ ràng
2. Form biểu rõ ràng và nên tối giản tránh phải chỉnh sửa edit nhiều
3. Các cột & dòng có nội dung đơn giản & đủ ý
4. Mô tả sản phẩm cần đúng
  1. Thiết kế
  2. Các mô tả sản phẩm
  3. Theo tiêu chuẩn nhà sản xuất
5. Khéo đưa các mục nào thuộc mục lựa chọn (Optional)
6. Người có kinh nghiệm check để đảm bảo các nội dung đúng & đủ
Luôn kiểm tra kỹ ở mỗi công đoạn và trước khi nộp hồ sơ, kiểm tra chéo được là tốt nhất (người làm cần người khác kiểm tra)
Sao lưu hồ sơ sau khi nộp lưu ý hồ sơ gốc luôn cần các file gốc ngoài hồ sơ PDF (sẽ cần định dạng Word, Excel & CAD), giai đoạn này rất quan trọng vì đây lại là bước chuẩn bị của các hồ sơ tiếp theo.
Đồng bộ các dữ liệu, data cho các bộ phận cùng thực hiện.