Email Chuyên Nghiệp

Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng trong công việc.

Trong bài viết này, mình xin chia sẻ một số nguyên tắc căn bản về cách viết email chuyên nghiệp.

Luôn cài đặt phần mềm sử dụng email chuyên nghiệp. Microsoft Outlook luôn là phần mềm để quản lý và sử dụng 1 cách chuyên nghiệp nhất.

Sau khi cài đặt email sẽ cần quản lý và khởi tạo một số cài đặt

Display name: tên hiển thị cần theo quy định của Công Ty
Signature: cần tạo theo quy định Công Ty và luôn lưu ý nội dung cần như 1 danh thiếp cá nhân khi giao dịch.
Các hiện thị khác nên tối giản tránh màu hoặc hình nền không nghiêm túc hoặc màu sắc quá gây rối.
Kích thước và phông chữ cũng cần theo quy định Công Ty
Gợi ý: nên theo mẫu của cấp Quản lý để đảm bảo thực hiện đúng

Bản chất 1 ứng dụng thông mình đã có sẵn các danh mục và người sử dụng chỉ cần điền vào thôi. Do vậy cần điền đầy đủ và luôn cần kiểm tra đọc lại các nội dung.
Mỗi nội dung nên một tiêu đề để dễ theo dõi. Đôi khi sẽ cần dùng tiêu đề và thân thư cũ để tiếp tục trao đổi 1 nội dung.

Hiểu rõ To, Cc hay Bcc: nội dung này giúp người nhận được cũng được chú tâm hơn để phản hồi lại nội dung email, nhưng luôn cần đọc email khi nhận được, ứng dụng email có thể đánh dấu các email để mình có thể đọc lại bất cứ lúc nào.
Hiểu rõ Reply hay Reply all: Đảm bảo mọi người trong email đều nhận được: reply hay reply all luôn cần để ý và cân nhắc. Tránh các thông tin đang trao đổi nhóm thì lại chỉ reply khiến người khác trong nhóm không nắm được nội dung đang trao đổi.
Trình bày rõ ràng rõ ý: muốn nói ở đây là rõ cả về các nội dung muốn diễn đạt và cách trình bày nội dung một cách rõ ràng.

Phông chữ phù hợp
Trình bày gọn gàng và đẹp, lưu ý ứng dụng Microsoft Outlook luôn mặc định sẵn cách trình bày trong phần mềm nên chỉ việc sử dụng đúng.

Tệp đính kèm: luôn đính kèm các file data nhỏ, các file lớn trên 3MB nên chia sẻ link để download vì lý do 1 số Công ty hệ thống IT tự động chặn các file gửi size lớn, thậm chí Link share cũng không phải dễ download.
Nhận được thì cần trả lời: luôn cần phản hồi email dù mình có thể chưa xử lý được ngay, thời gian này nên trong vòng 1 tiếng là phù hợp nhất, cũng không nên trả lời email ngay sau vài phút nếu mình đang bận thực hiện các công việc khác, việc trả lời nhanh quá khiến nội dung phản hồi có thể không chuẩn xác.
Kiểm tra: cuối cùng luôn kiểm tra lại một lần trước khi gửi đi và học cách note lại các đầu việc bằng các công cụ của email.

Tags: